2017年12月27日水曜日

名刺管理ソフトと個人情報保護法

昨日、タクシーに乗車されたお客様が名刺管理ソフトの話をしていた。

最近はあまり観ないが、以前は名刺管理ソフトのCMが頻繁に流れていた気がする。

名刺管理ソフトとは、OCR(文字認識)機能などを使うことで、
整理・管理が大変だった(貰った)名刺の「住所録(アドレス帳)データベース」を構築するもの。

“データ化”された名刺(情報)は社内で共有化され、見えづらかった社内人脈を活用した営業活動も可能としている模様。

さて(昨日)、
ちょっと疑問に思ったのが個人情報保護法について。

個人情報保護法を考慮した場合...名刺交換をする際、
「利用目的」を通知したうえで、名刺を受け取らなくてはならないのか?

少々・調べてみると、
以下のような説明をしているサイト(ページ)を見つけた。
“ =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
名刺として(ばらばらに)保有している限り「個人情報データベース等」には含まれないが,名刺に含まれる情報を用いて,例えば会社名や氏名のあいうえお順のリストを作るなどして容易に検索できるように整理していれば,媒体が紙であっても「個人情報データベース等」に含まれると考えられる。

出典(情報ソース):ITpro(日経BP社)
http://itpro.nikkeibp.co.jp/members/ITPro/SEC_CHECK/20040225/1/
  =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-= ”
ばらばらの「紙」状態であれば個人情報保護法の対象にはなり難いが、
“データ化”すると対象になり易い模様。

「利用目的」については...

名刺交換といった商慣習から鑑みて、今後の連絡のために利用するといった「一般的に考えられる名刺交換の目的」であれば、個人情報保護法第十八条に該当しそうなので、敢えて「利用目的」を通知する必要はないと思われる。

ただ...
気になったのは(貰った)名刺を、関係性がない他部門で共有することについては「業務の範囲」外?といったこと。

シェアNo.1の名刺管理ソフトは、6,000社以上が導入している模様。
そのあたりは(当然)考慮・配慮しているとは思うが...。

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